Het belang van kantoorautomatisering

thuiskantoor

Kantoren kunnen niet meer zonder digitale hulpmiddelen. Geen onderneming kan zonder netwerk als je je bedenkt waar je dit allemaal voor nodig hebt. Zonder ICT infrastructuur gaat er geen factuur de deur uit, werkt je e-mail niet, kun je niet bellen enzovoorts. Een goede ICT infrastructuur is dus cruciaal. Geen enkel bedrijf ontkomt daarom aan kantoorautomatisering. We leggen je uit wat kantoorautomatisering is en wat de voordelen hiervan zijn. 

Voordelen

Kantoorautomatisering draait eigenlijk om alle hulpmiddelen die beschikbaar zijn om informatie in een kantoor te maken, op te slaan, te bewerken en te verspreiden. Als je kantoor goed is geautomatiseerd, bespaart dit veel papier en stroomverbruik. En zo heeft kantoorautomatisering nog veel meer voordelen. We zetten ze voor je op een rij.

Er is meer productiviteit. Hoe beter je ICT infrastructuur werkt, hoe sneller en efficiënter je kunt werken. Niemand zit te wachten op trage computers en slecht werkende printers.

Je kunt makkelijker werken. Communicatie verloopt sneller als alles goed werkt. Communicatie naar klanten toe en onderling. Denk bijvoorbeeld aan elektronische documenten waar al het personeel en soms ook de klant in kan.

Hoe betrouwbaarder je netwerk is, hoe veiliger. Een veilig netwerk is enorm belangrijk. Binnen een bedrijf zijn altijd meerdere documenten die beveiligd moeten worden. De kans dat bijvoorbeeld hackers hierin kunnen, moet zo klein mogelijk zijn. Informatie mag niet naar buiten lekken.

Hoe beter je ICT infrastructuur geoptimaliseerd is, hoe makkelijker bijvoorbeeld klanten contact kunnen leggen met je bedrijf. Dit is erg belangrijk voor de klantvriendelijkheid.

Uitbesteden ICT

Deze automatisering binnen een bedrijf moet er natuurlijk wel komen. Dit gebeurt niet vanzelf. Je kan ervoor kiezen om dit zelf te doen. Als je erg technisch bent, of technisch personeel hebt, moet dit goedkomen. Maar de meeste ondernemers hebben hier niet erg veel verstand van. Personeel om laten scholen is ook weer heel wat. Daarom kun je de ICT detachering ook uitbesteden. Dit heeft erg veel voordelen. Je bespaart er erg veel tijd en geld mee. Je houdt als ondernemer namelijk meer tijd over voor belangrijkere zaken, zodat je je helemaal kunt focussen op de groei van je bedrijf. Je bespaart geld, omdat je geen personeel hoeft om te scholen. Op het moment dat er iets misgaat met de ICT binnen je bedrijf, komt een specialist dit oplossen als je er zelf niet uitkomt. Dit scheelt een hoop gepruts en zo voorkom je dat je per ongeluk iets kapot maakt.


Grote zakelijke energieleveranciers

gas

Nederland kent een aantal grote leveranciers van energie aan het bedrijfsleven. Gazprom Energy is een zakelijke energieleverancier die niet aan consumenten levert. Bedrijven als Engie, E.ON, Nuon, NLE en Greenchoice leveren wel aan zowel ondernemingen als particulieren.

Gazprom Energy

Gazprom Energy is een onderdeel van het Russische staatsenergiebedrijf Gazprom Group, een van de grootste aardgasproducenten ter wereld. Sinds 2005 is de federale overheid in Rusland grootaandeelhouder in het bedrijf, dat niet alleen aardgas levert in Rusland maar aan Europese landen daarbuiten. Sinds 2007 is er een Nederlandse Gazprom tak en in 2012 werd een kantoor geopend in Den Bosch. Nederland neemt slechts een klein percentage aardgas af van Gazprom per jaar.

E.ON

E.ON Benelux, waar de Nederlandse energielevering onder valt, is sinds begin 2016 onderdeel van het Duitse Uniper, dat zich toen afsplitste van het grote E.ON. Bij Uniper zijn nu de gas- en kolencentrales van E.ON ondergebracht. In Nederland is E.ON marktleider als het gaat om de energielevering aan de grootzakelijke markt en het hoofdkantoor van E.ON Benelux staat in Rotterdam. In 2016 werd in de Rotterdamse haven MPP3, de volgens eigen zeggen ‘meest efficiënte’ kolencentrale van de wereld, geopend, omdat het rendement met 46 procent hoger ligt dan de gemiddelde 30 procent bij kolencentrales wereldwijd.

Engie

Engie ontstond in 2008 door een fusie tussen Gaz de France en SUEZ en is als Frans nutsbedrijf de grootste ter wereld. In Nederland levert Engie niet alleen energie aan zowel zakelijke als particuliere klanten, maar ook aan concurrenten als Eneco, Nuon en Essent. Sinds 2015 is het bedrijf actief onder de huidige naam Engie.

Nuon

Nuon is sinds 2009 onderdeel van het Zweedse Vattenfall en de grootste leverancier van groene stroom in Nederland. Het totale klantenbestand ligt momenteel rond de 2 miljoen. Nuon hielp bij de ontwikkeling van de bouw van het eerste grote windpark op de Noordzee dat in 2007 werd geopend en nu duurzame energie levert aan ruim 100.000 huishoudens.

PZEM

PZEM is een zakelijke energieleverancier die tot begin dit jaar bekend was als DELTA. Ooit ontstond dat bedrijf uit een samenvoeging van Watermaatschappij Zuidwest-Nederland (WMZ) en de Provinciale Zeeuwse Energie-Maatschappij (PZEM). PZEM is vooral actief in Zeeland.

NLE

De Nederlandse Energie Maatschappij, of NLE levert vooral energie aan consumenten maar is sinds 2011 ook zakelijk energieleverancier aan kleine ondernemers. De elektriciteit die NLE levert, wordt opgewekt uit waterkracht.

Greenchoice

Greenchoice bestaat sinds 2001 en is voor 30 procent in handen van Eneco. Greenchoice levert alleen groene stroom en compenseert gaswinning door bossen te planten. De geleverde energie, aan zowel consumenten als het MKB, komt voor 75 procent uit Nederland. In 2020 moet dat 100 procent zijn.

Vergelijken

Zakelijke energieleveranciers kunnen op internet vergeleken worden via prijsvergelijkingstools. Hiermee krijgt een onderneming een beeld van de goedkoopste energieleverancier en van welk contract het beste past bij de onderneming.


Technologische ontwikkelingen in de zorg

code-459070_960_720

Met een steeds meer veranderende maatschappij is het onvermijdelijk dat de zorg hierin mee verandert. Daar speelt technologie een steeds grotere rol in. Hoe geavanceerder de mogelijkheden, hoe groter de kans dat iemand met een bepaalde zorgbehoefte langer thuis kan wonen dankzij zorg op afstand.

Domotica

Domotica is een verzamelwoord voor technologische oplossingen waardoor mensen (langer) zelfstandig kunnen blijven wonen. Dit concept bestaat al sinds de jaren 90 maar is sindsdien steeds verder ontwikkeld. Een belangrijk onderdeel hiervan is zorg op afstand. Voorbeelden van domotica zijn persoonsalarmering en videocommunicatie. Bij persoonsalarmering draagt iemand een alarmknop in de vorm van een ketting die weer gekoppeld is aan een telefoon waarmee medische hulp kan worden opgeroepen. Met videocommunicatie kan degene die zorg nodig heeft op afstand communiceren met de zorgverlener.

Steeds meer informatie beschikbaar

Dankzij technische ontwikkelingen wordt apparatuur ook steeds geavanceerder. Stappentellers en smart watches verzamelen allerlei gegevens over de gezondheid. Door dit soort randapparatuur te koppelen aan computerservers, komen de gegevens over de gezondheid van een cliënt direct bij de arts terecht. Daarnaast zijn er steeds meer technologische ontwikkelingen waardoor apparaten in huis kunnen worden bestuurd. Denk aan het in- en uitschakelen van de verwarming of huishoudelijke apparaten. Maar ook beveiligingssystemen kunnen helpen iemand langer thuis te laten wonen omdat men zich veiliger voelt.

Technologie in noodsituaties

Voor hulpbehoevende mensen die een risico lopen te vallen, bestaan er sensorennetwerken, waarmee de bewegingen nauwkeurig kunnen worden gevolgd. De informatie van deze bewegingsmelders wordt vervolgens doorgestuurd naar een computerserver en met speciale software kan hieruit worden opgemaakt wanneer iemand bijvoorbeeld is gevallen. Doordat dit soort noodsituaties snel worden ontdekt, hoeft iemand niet meer urenlang op grond te liggen zonder hulp en kunnen ernstige situaties kunnen worden vermeden. En bij noodsituaties kunnen zorgverleners en behandelaars sneller ingrijpen. Daarnaast kan het dagelijkse patroon van personen die steeds hulpbehoevender worden ook in kaart worden gebracht met dit soort permanente monitoring. Deze informatie kan zorgverleners helpen om zorgplannen aan te passen wanneer de situatie van iemand verslechtert, bijvoorbeeld bij mensen met dementie.

Beeldschermzorg

Met de technologie van tegenwoordig, met webcams en videosystemen die mee kunnen kijken, kunnen patiënten ook makkelijker gediagnosticeerd of medisch ondersteund worden op afstand. Maar ook bij patiënten met een langdurende zorgbehoefte wordt videocommunicatie of beeldschermzorg steeds belangrijker, omdat zo makkelijker contact wordt gelegd tussen zorgbehoevende en zorgverlener, maar ook tussen zorgverlener en familie of mantelzorgers.


Ondernemen en uitbesteden

Als ondernemer heb je het al druk genoeg. Het is belangrijk om je te focussen op de belangrijkste zaken. Daarom is het handig als je de dingen die jijzelf niet noodzakelijk hoeft te doen, kunt uitbesteden. Denk aan het uit handen geven van je ICT-beheer, je boekhouding of je debiteurenbeheer

Voordelen

Ondanks dat uitbesteden als ondernemer erg efficiënt is, hebben veel ondernemers hier moeite mee. Ze durven bepaalde diensten niet goed uit handen te geven of ze denken dat ze het zelf beter kunnen. Toch is het slim om dit wel te overwegen. Uitbesteden heeft namelijk veel voordelen voor jou als ondernemer. Ten eerste is uitbesteden namelijk goedkoper dan het omscholen van personeel of het inzetten van je eigen tijd voor dingen die je niet noodzakelijk zelf hoeft te doen. Daarbij komt dat je bij het uitbesteden van zaken ook zeker weet dat het goed gebeurt, omdat je meestal uitbesteedt aan een specialist. Als je zelf iets gaat doen waar je eigenlijk niet zo heel veel verstand van hebt, kan het vaak alleen maar fout gaan. Als je een dienst uitbesteedt, krijg je er iemand bij die je onderneming verrijkt met kennis en ervaring. Tot slot houd je zelf meer tijd over als je bepaalde zaken laat uitbesteden, waardoor je meer tijd hebt voor de belangrijkere taken die je zelf moet uitvoeren.

Een ander voordeel van uitbesteden is dat het soms echt om klusjes gaat die vervelend zijn om te doen. Denk aan het in de inleiding genoemde uitbesteden van je debiteurenbeheer. Klanten benaderen om ze te herinneren aan een onbetaalde factuur is nooit leuk en zeker niet wanneer het al het zoveelste telefoontje is. Daarom is het fijn dat dit soort diensten kunnen worden uitbesteed aan een andere partij.

Valkuilen

Uiteraard zitten overal voor- en nadelen aan. Ook aan uitbesteden kunnen nadelen zitten. Let hier goed op. Je hebt bij het uitbesteden van taken weinig controle en je ziet vaak pas bij de levering van een dienst of het goed is uitgevoerd. Daarbij kunnen kosten hoger uitvallen dan van tevoren is besproken, waardoor je soms voor onverwachte kosten komt te staan. Dit kun je voorkomen door de precieze prijs en de kwaliteit van een dienst van tevoren goed op te nemen in een contract. Beschrijf precies wat je verwacht en wat de beloftes zijn. Lees voor je een partij inschakelt voor het uitbesteden van werk goed alle recensies door.


Zorg dat uw bedrijf goed verzekerd is

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt wanneer u een bedrijf beginnen, de verzekering. Toch is het verstandig om hier al in een vroeg stadium over na te denken zodat u straks goed verzekerd de markt opgaat. Natuurlijk bent u degelijke eerlijke ondernemer en voorziet u niet veel problemen in de toekomst bij het runnen van uw bedrijf, toch kunnen onvoorziene dingen ook zomaar gebeuren en dan is het hebben van een aansprakelijkheidsverzekering of rechtsbijstandverzekering ideaal.

Het belang van een aansprakelijkheidsverzekering

Bijna iedere persoon en ieder bedrijf heeft in Nederland. Aansprakelijkheidsverzekering. Dat is niet alleen omdat deze verzekering niet zoveel geld kost, vaak is de premie maar een paar euro of een paar tientjes per maand, bij grotere bedrijven is het natuurlijk wat hoger. Zoals de naam al doet vermoeden ben je hiermee verzekerd voor alle schade waarvoor je aansprakelijk gesteld kan worden. Als je een product beschadigd van een klant of een klant krijgt een defect product dan kan het zijn dat je hiervoor verzekerd bent met een goede aansprakelijkheidsverzekering.

Heeft u ook een rechtsbijstandsverzekering nodig?

De meeste kleine en middelgrote bedrijven hebben vaak geen rechtsbijstandsverzekering, dat is natuurlijk niet erg als je weinig problemen in de toekomst zit. Een ongeluk zit echter in een klein hoekje en kan iedereen overkomen. Ook als je mensen ingehuurd om iets voor jou uit te voeren of uit te leveren dan ben je hiervoor verantwoordelijk. Gaat er iets mis dan kan je een rechtsbijstand verzekering benutten om juridisch advies in te winnen bijvoorbeeld.

Kies voor een specialist in schadeverzekeringen

Als je gepland schade heeft opgelopen dan is dat natuurlijk voor iedereen vervelend. Juist op dat soort momenten wilt u een partner die ervoor zorgt dat er snel een oplossing is en duidelijkheid over het bedrag wat u tegemoet kan zien. Onze website voorziet u hierin door duidelijkheid en transparantie te tonen, daarnaast kunt u altijd contact opnemen om de status van uw claim te achterhalen. Is voor garantie op succes met een goede verzekering!


Zorg dat uw personeel zo efficiënt mogelijk wordt ingezet

U als werkgever wilt natuurlijk dat uw werknemers zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Het zou immers zonde zijn wanneer dit niet gebeurt aangezien dit u, onnodig, geld zou kosten. Om te zorgen dat u personeel dus wel effectief wordt ingezet heeft u vooral inzicht nodig. En dit krijgt u door het gebruik van programma’s die de uren registreren van uw medewerkers. Zo’n programma kan bijvoorbeeld een urenregistratie module zijn.

 

Hoe werkt een urenregistratiemodule?

Zo’n module is erg eenvoudig in gebruik, flexibel aan te passen naar uw wensen en biedt een compleet aanbod aan. Uw personeel moet de hoeveelheid uren per dag en per project waaraan de uren zijn besteed in het uren overzicht zetten. Hierdoor kunnen ze zien bij welk project ze betrokken zijn en is het ook mogelijk om gebruik te maken van een timer. Verder is het voor u mogelijk om met het aantal geschreven uren van het personeel analyses te maken die bijvoorbeeld de indeling van uw medewerkers zou kunnen verbeteren. Ook kunt u projecten die op elkaar lijken gemakkelijk kopiëren zodat u niet alle informatie opnieuw hoeft toe te voegen.

 

Handige online tools om u op weg te helpen

Zoals al eerder is vermeld zijn programma’s voor urenregistratie zeer flexibel. Zo wordt de module die u gaat gebruiken altijd aangepast op het bedrijfsproces. U hoeft dus niet zelf veranderingen aan te brengen om de urenregistratie succesvol te laten verlopen. Een ander nuttig voordeel is dat het ook mogelijk is om in de cloud te werken.

 

Overzicht en efficiëntie dankzij online software voor urenregistratie

Een groot voordeel is de overzichtelijkheid die deze online software beter bieden. Je kan in één oogopslag zien welke medewerker hoeveel uren heeft gedraaid en goede planning voor de komende tijd uitziet. Op die manier raak je ook nooit meer iets kwijt want alles wordt natuurlijk op de cloud opgeslagen. Exports maken is ook zo gepiept waardoor u altijd efficiënt kunnen werken, net als uw personeel!

 

 

 


Het verpakken en versturen van pakketjes voor uw webshop

Ieder jaar blijkt uit onderzoeken dat er online weer meer verkocht wordt, webshops in Nederland kennen goede tijden zo lijken deze cijfers uit te wijzen. Dit zorgt er ook voor dat logistieke partijen zoals PostNL meer dan 1 miljoen pakketjes per dag bezorgen in ons kleine landje. Het mag dan ook geen verrassing zijn dat webwinkels er ook wel eens moeite mee hebben om dit allemaal bij te houden. We vertellen je graag wat de beste oplossing hiervoor is.

Het logistieke proces zelf doen of uitbesteden?

De meeste beginnende webwinkels die zijn er terecht voor om het inpakken en verzenden van pakketjes zelf te doen. Als dit om een paar pakketjes, of enkele tientallen, per dag gaat dan is het vaak prima zelf bij te houden en dat scheelt je natuurlijk in de kosten. Als je webshop groeit dan kan het echter verstandig zijn om een partner te zoeken die het verzenden van pakketjes voor je uit handen kan nemen, dat is nu mogelijk waarbij je in deze partner ook gelijk je voorraadopslag kwijt kunt.

Wat is fulfilment?

Fulfilment is een manier om het logistieke proces van je bij winkel helemaal uit handen te geven. Vrijwel alle onderdelen van de orderafhandeling kan uit handen worden genomen door een professioneel fulfilment bedrijf. Met het uitbesteden van fulfilment heb je een partner die alle artikelen voor je in voorraad kan houden en op kan sturen wanneer het verkocht hebt. Daar stopt het natuurlijk nog niet voor de meeste webwinkels. De meeste webshops ontvangen ook producten retour, een fulfilment bedrijf kan dit ook voor je uit handen nemen wat een hoop tijd en zorgen scheelt. Met deze stabiele fulfilment partner kan je bovendien vaak snellere en daarmee betere service leveren aan je klanten. Fulfilment biedt je bovendien veel voordelen zoals je hieronder kan lezen.

Ontdek de voordelen van fulfilment voor uw logistiek

Zoals hierboven al even genoemd kan het uitbesteden van het logistieke proces van je webwinkel een hoop tijd besparen en daarmee ook een hoop geld. Dat is het grootste voordeel van fulfilment. Natuurlijk kost het wel wat om dit uit te besteden maar dit gebeurt op zo’n grote schaal dat je het eigenlijk niet zelf kan doen voor dat geld. Met een professionele fulfilment partij laat je bovendien aan de klant zien dat het logistieke zes professioneel is ingericht.


Debiteurenbeheer uitbesteden heeft veel voordelen

Veel bedrijven kampen met het probleem dat debiteuren te laat of zelf helemaal niet betalen. Debiteurenbeheer is een tijdrovende klus en wordt door tijdgebrek vaak niet goed opgevolgd. Omzet en facturering zijn voor ondernemers belangrijke pijlers terwijl een correcte betaling eigenlijk nog belangrijker is. Stel dat uw klant failliet gaat terwijl er nog een openstaande factuur is, dan is de kans groot dat u geen enkele betaling krijgt. Als er een goed dossier is opgebouwd en mogelijk zelfs als een betalingsregeling is getroffen, kan de schade waarschijnlijk nog beperkt worden.

Op het moment van facturering gaat de betalingstermijn in. Er is dan al wel omzet geboekt waarover BTW betaald moet worden. Dit kan een flinke aanslag op uw bankrekening zijn als er een groot bedrag uitstaat wat nog niet betaald is, maar waarover wel BTW betaald moet worden. BTW uitgaven die u van uw klanten nog niet ontvangen hebt. In Nederland is een betalingstermijn van 14 of 30 dagen vrij normaal maar grotere bedrijven hanteren vaak langere betalingstermijnen van soms wel 60 of 90 dagen. Er moeten dan behoorlijke reserves zijn om dit te overbruggen. Als u daarmee een negatief saldo bereikt moet er zelfs extra rente betaald worden.

Denk aan de relatie met de klant

Trouwe klanten benaderen voor een uitstaande betaling is ook iets wat ondernemers niet graag doen gezien de relatie met de klant. Alhoewel u volstrekt in uw recht staat blijft het toch vervelend om te vragen wanneer er betaald gaat worden. Uiteindelijk volgt er dan een aanmaning om de confrontatie te vermijden, wat ook niet bevorderlijk is voor de klantrelatie.

Als u uw debiteurenbeheer zou uitbesteden heeft u bovenstaande zorgen niet en kan de onderneming zich bezig houden met het verbeteren van de omzet en winst. Actief debiteurenbeheer door een externe partij bespaart een hoop geld en levert vaak zelfs geld en andere voordelen op. Correcte betalingen zorgen dat u ook uw betalingsverplichtingen tijdig kunt nakomen. Bij voldoende financiële middelen is het tegenwoordig extra interessant om sneller te betalen en daardoor te profiteren van een mogelijke betalingskorting.

Een goede geldstroom

Voor een goede geldstroom én klantrelatie kan professioneel debiteurenbeheer veel voor uw onderneming betekenen. Debiteurenbeheer uitbesteden aan de juiste partij levert u vele voordelen op. Door de persoonlijke benadering van getrainde medewerkers zal de klantrelatie verbeteren. Een vriendelijke betalingsherinnering bij welwillende klanten kan ook veel goed doen voor zowel de samenwerking als uw bankrekening.


Hoe je kan besparen op zakelijk belkosten

Een besparing van 40% tot 70% op uw huidige zakelijke telefoniekosten, geen investering in een dure telefooncentrale en geen kosten voor onderhoud, service en beveiliging. Hosted VoIP is hiervoor dé oplossing.

Wat is Hosted VoIP?
VoIP (Voice over IP) is een betrouwbare manier om te bellen via het internet. Met Hosted VoIP (ook wel ‘Managed VoIP’ genoemd) van Tritel krijgt u rechtstreeks toegang tot ons IP-netwerk. Via een IP-verbinding maakt u gebruik van de virtuele telefooncentrale in ons beveiligde datacenter. Uw bedrijf krijgt daarmee voor een relatief laag investeringsbedrag de beschikking over een volwaardige en complete spraakdienst met alle functionaliteiten van een geavanceerde telefooncentrale.

De voordelen van Hosted VoIP

Kostenbesparend
Met Hosted VoIP bespaart u 40% tot 70% op de kosten van zakelijk belverkeer en abonnementskosten.

Uitgebreide functionaliteiten
Een professionele uitstraling van uw bedrijf en een betere bereikbaarheid van uw medewerkers door de uitgebreide functionaliteiten van Hosted VoIP.

Zeer flexibel en schaalbaar
Hosted VoIP groeit met uw organisatie mee. Uitbreidingen van IP aansluitingen zijn binnen 5 werkdagen geregeld en het verhuizen van werknemers is bijzonder eenvoudig doordat de toestellen niet aan een centrale gebonden zijn.

Vast bedrag per maand
U betaalt een vast bedrag per maand op basis van de gewenste functionaliteiten en het aantal medewerkers.

Hoge betrouwbaarheid en stabiliteit
Uw VoIP centrale wordt op meerdere datacenters met uitgebreide brand, stroom en antidiefstal voorzieningen gehost. Hierdoor is het risico van uitval minimaal.

Lage investeringskosten
Tritel biedt uw organisatie de voordelen en functionaliteiten van een geavanceerde telefooncentrale. Deze wordt centraal gehost en benut door meerdere klanten. Hierdoor zijn de eenmalige investeringen beperkt.


Wat te doen als je klant niet betaald?

reminder-betaling

Het is een vervelende situatie waar helaas veel (zelfstandig) ondernemers mee te maken krijgen; facturen die niet, of niet op tijd, worden betaald. Lastig, want je moet zelf ook rekeningen betalen. Zorgen hierover kosten veel tijd, moeite en stress. Je wilt als bedrijf niet gelijk een aanmaning sturen of gaan dreigen. Hoe kun je dit als ondernemer het beste aanpakken zonder de klantrelatie onder druk te zetten?

Persoonlijk contact

Wil je de relatie met de klant behouden, bel de klant dan altijd eerst netjes op. Vraag waarom de factuur niet is betaald, wie weet is hier een goede reden voor. Spreek hierna duidelijk met de klant af hoe het nu verder gaat en bevestig dit schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail. Plan samen een nieuwe datum voor de betaling. Als de klant in betalingsproblemen verkeert, tref dan samen een schriftelijke betalingsregeling. Als je het vermoeden hebt dat de factuur helemaal niet meer betaald gaat worden, dien dan bij de Belastingdienst een verzoek in tot teruggave van de door jou afgedragen BTW over de factuur. Doe dit op tijd, anders heb je de kans dat het verzoek wordt geweigerd. Betaalt de klant na de nieuwe afspraken nog steeds niet? Stuur dan een herinneringsbrief met een uiterlijke betalingsdatum. Zeg nooit dat het gaat om een eerste herinnering, want dan kan de klant er vanuit gaan dat er sowieso een tweede herinnering aankomt en het gevoel hebben dat er geen haast achter zit. Wordt de factuur nog steeds niet betaald, dan is het zeker bij vaste klanten aan te raden een tweede herinnering te sturen.

Verdere stappen

Tot nu toe zijn regelingen getroffen die de klantrelatie niet aantasten. Maar op dit punt kun je als ondernemer zeggen dat je de klant alle kans hebt gegeven om de factuur te betalen. De klant laat je geen andere keus dan het sturen van een aanmaning. Een aanmaning stelt weer een nieuwe betalingstermijn, maar is dwingender dan de vorige herinneringen. Zorg wel dat je alles op orde hebt voor je de aanmaning verstuurt. Dat je bijvoorbeeld aan kunt tonen dat de klant akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden, dat de klant de factuur goed heeft ontvangen enzovoorts.

Geeft de klant na de aanmaning nog geen gehoor, dan is het sturen van een sommatie de volgende stap. Dit is de laatste kans voor de klant om de factuur zonder verdere kosten te betalen. Is de factuur nog steeds niet betaald, dan kun je zeggen dat je er als bedrijf alles aan hebt gedaan om de klant vriendelijk te verzoeken om te betalen. Je hebt alles gedaan om de klantrelatie niet te schaden. Je kunt de vordering nu uit handen geven aan een incassobureau, deurwaarder of jurist.

Een incasso uit handen geven

Ben je bang om de klantrelatie volledig te beschadigen als je gebruik maakt van een incassobureau, door de dreigende taal die doorgaans wordt gebruikt? Geef je incasso dan uit handen aan Cannock Chase. Zij hanteren een andere aanpak die de klantrelatie behoudt, het imago niet schaadt en zorgt voor meer en sneller incasseren tegen lagere kosten. Ze zijn er altijd op gericht om een rechtsgang te voorkomen. Benieuwd? Kijk dan op www.cannockchase.nl voor jouw mogelijkheden!