In een personeelsdossier staat alle informatie over je medewerkers. Niet alleen is dit overzicht handig voor de HR-afdeling van je organisatie, ook ben je verplicht om bepaalde informatie te onderhouden en op te slaan. De meeste bedrijven onderhouden hun personeelsdossiers steeds vaker digitaal. Welke informatie staat er precies in een dossier?
Voordelen digitaal personeelsdossier
Vroeger hadden bedrijven fysieke dossiers. Tegenwoordig maken deze steeds vaker plaats voor een digitale versie. Dit biedt de volgende voordelen:
- Een digitaal dossier is veiliger: natuurlijk is dit wel afhankelijk van welke personeelsadministratie software ervoor gebruikt wordt. De meeste op de markt zijn gelukkig getest aan allerlei veiligheidseisen
- Een digitaal personeelsdossier is altijd en vanuit elke locatie beschikbaar
- Gegevens zijn eenvoudiger en sneller vindbaar
Wat is wettelijk verplicht in een personeelsdossier?
Een aantal gegevens over de medewerker zijn volgens de wet verplicht om in een dossier te hebben opgeslagen. Het gaat dan om:
- NAW-gegevens en geboortedatum
- Kopie van identiteitsbewijs of paspoort
- Het arbeidscontract en -voorwaarden
- Informatie over functioneren
Indien van toepassing is ook verplicht:
- Verklaring omtrent goed gedrag
- Informatie rondom promotie of degradatie
- Waarschuwingsbrieven
Wat mag er juist niet in een personeelsdossier?
Elk individu heeft daarnaast nog een aantal persoonlijke eigenschappen of voorkeuren. Deze informatie is volgens de AVG privé en mag daarom juist niet worden opgenomen in een personeelsdossier:
- Godsdienst of levensovertuiging
- Medische gegevens
- Seksuele informatie
- Politieke voorkeuren
- Lidmaatschap van vakverenigingen
Wat is de bewaartermijn van digitale personeelsdossiers?
Voor bepaalde informatie geldt een bewaarplicht. Je moet deze informatie dus voor bepaalde tijd bewaren, als de medewerker uit dienst is getreden. Deze regels zijn vrij gecompliceerd omdat sommige gegevens juist langer moeten worden bewaard terwijl andere gegevens juist eerder moeten worden vernietigd. Fiscale gegevens moeten 5 of 7 jaar worden bewaard. Denk hierbij aan arbeidsvoorwaarden of afstandsverklaringen rondom reiskosten. De kopie van het identiteitsbewijs moet 5 jaar bewaard worden. Veel overige informatie, of informatie over sollicitanten die uiteindelijk niet in dienst treden, dient direct te worden vernietigd.
Overige eisen
Daarnaast zijn er een aantal overige eisen rondom het digitale personeelsdossier vastgelegd in de wet:
- Sla niet meer gegevens op dan noodzakelijk
- De informatie dient juist en nauwkeurig te zijn
- Personeelsgegevens moeten beveiligd zijn. Dat wil zeggen: alleen voor de geschikte personen binnen een organisatie benaderbaar.
- Er bestaat een meldplicht op datalekken
- Medewerkers hebben het recht om de gegevens in te zien en eventuele aanpassingen door te geven.
Het onderhouden van de informatie in een digitaal personeelsdossier kan dus een flinke klus zijn voor de organisatie of de HR afdeling. Het kan daarom lonen om een expert in te schakelen om de informatie te beheren, op te slaan en eventueel te corrigeren.