Het kan moeilijk zijn om klanten te benaderen. Nog lastiger is het om klanten te benaderen die openstaande facturen hebben staan. Het is niet je bedoeling om ze op de kast te jagen waarna de zakenrelatie zou kunnen verslechteren. Hieronder vind je een stappenplan hoe je cliënten op een bewuste manier kunt contacteren.
Briefcontact
De gouden oude manier is het versturen van een brief met daarin een herinnering ter betaling. Dit kan al genoeg zijn om je klant te herinneren aan die ene openstaande factuur en diegene voelt zich niet zo snel aangevallen. Wellicht dat de cliënt al snel betaald, waardoor je met minimale stappen toch het einddoel hebt bereikt. In de credit management is het belangrijk om het versturen van een brief, als eerste stap te zien. Daarna kan er eventueel overgegaan worden naar het communiceren via andere kanalen.
E-mailen
Mocht een brief niet genoeg zijn, dan kan het versturen van een e-mail wellicht wel de oplossing bieden. Zorg er dan wel voor het onderwerp van je e-mail direct aanspreekt. Cliënten zouden namelijk kunnen aannemen dat het om een reclamemail gaat, terwijl dit beslist niet zo is. Wees kort en krachtig in je e-mail en spreek de klant direct met naam en klantnummer aan. Zo weet de lezer van de mail dat het om officiële berichtgeving gaat.
Bellen
Bij het versturen van brieven en e-mails gaat het om indirecte communicatie. De verzender weet niet of het verstuurde wel goed is aangekomen en of diegene de brief of de mail überhaupt wel geopend heeft. Bovendien kan een brief kwijt raken in de post, of de mail in de spambox terecht komen. Vormen van directe communicatie aanhouden zijn daarom zeer aan te raden. Een efficiënte vorm kan bellen zijn. Al is het nadeel hiervan dat diegene die je probeert te bellen ervoor kan kiezen om simpelweg niet op te nemen.
Op bezoek gaan
Wanneer brieven versturen, e-mails schrijven of bellen niet werkt, is het laatste redmiddel de volgende: langsgaan. Het is wel zo netjes om de klant van tevoren te laten weten dat je langskomt, maar als hij of zij geen antwoord geeft of terugbelt is het makkelijker om een spontaan bezoek te brengen. Hierdoor weet diegene dat het menens is, maar het heeft ook andere voordelen. De klant kan een gezicht bij het bedrijf plaatsen waardoor het bedrijf persoonlijker en vriendschappelijker overkomt.