Projectplanning is belangrijk voor iedere organisatie. Het biedt namelijk voordelen voor de doorstroom en het verloop van projecten. Je weet bijvoorbeeld waar je op moet letten, wat de deadlines zijn en wie op welk moment waar aan gaat werken. Hierdoor heb je een stuk meer overzicht en controle over het project, waardoor je een stuk efficiënter werkt. Zonder een duidelijke projectplanning kom je een stuk sneller voor onvoorziene problemen te staan, die naderhand moeten worden opgelost. Een goede planning is dus essentieel.
Een groot deel van de projectplanning ging vaak handmatig en op papier, maar tegenwoordig is het ook mogelijk om het in zijn geheel te digitaliseren. Maar wat zijn de voordelen hiervan? En hoe is deze digitalisering mogelijk?
De voor- en nadelen van handmatige projectplanning
Bij kleinschalige organisaties en projecten is het nog goed mogelijk om handmatig te plannen. Er zijn genoeg ondersteunende tools om je hierbij te helpen, die je met een beetje oefening snel onder de knie hebt. Het nadeel van deze handmatige planning is echter dat het veel tijd kan kosten. Daarnaast is het ook vrij foutgevoelig aangezien er snel menselijke fouten, zoals een typefout, insluipen. Verder is het ook niet mogelijk om je projectplanning te koppelen aan andere zaken, zoals een boekhoudprogramma. Het digitaliseren van je projectplanning overkomt een groot deel van deze nadelen.
Aan de slag met digitale projectplanning
Een van de grootste voordelen is dat je de software van projectplanning kunt integreren met andere pakketten, zoals HRM of de boekhouding. Bekijk de software waarmee je jouw projectmanagement op orde kunt hebben. De belangrijkste voordelen hiervan zijn dat de gegevens van de projecten altijd up-to-date zijn en dat alle betrokken partijen inzicht hebben in het project. Daarnaast is er in de software ook een koppeling met de financiële administratie. Hierdoor worden facturen en andere zaken direct overgenomen in de boekhouding. Naast dat dit een hoop tijd scheelt, worden de kansen wederom verkleind. Natuurlijk is de software wel een investering, maar die verdien je binnen de kortste keren weer terug.
Slimmer projectmatig werken
Door je projectplanning te digitaliseren, is het mogelijk om een stuk slimmer te werken. Doordat je kunt samenwerken in het programma is er een stuk meer transparantie en inzicht in het project en de doelen. Ook is communicatie veel gemakkelijker en zijn documenten altijd en overal digitaal beschikbaar. Hierdoor wordt het mogelijk gemaakt om een stuk efficiënter te werken en doelen sneller te behalen.