Al jouw zakelijke besprekingen komen tot een geslaagd einde wanneer je de juiste locatie boekt. Maar waar herken je die perfecte plekken dan precies aan?
Toegegeven, een deel is intuïtie, de rest is het werpen van een praktische blik. Ook wel logisch, toch? Je wilt immers dat iedereen lekker op zijn of haar plek zit aan de tafel in een ruimte van het pand dat jij hebt uitgekozen. De mensen van jouw delegatie – en jijzelf – hebben misschien bepaalde eisen. Komt er ook een andere partij bij kijken? Dan is het al helemaal belangrijk dat er aan alle wensen wordt voldaan!
Hieronder hebben we een aantal facetten neergezet die heel belangrijk zijn bij het maken van een keuze uit de vele mogelijke vergaderlocaties in Zwolle. Maar deze checklist kun je ook meenemen wanneer je elkaar treft in een andere plaats.
Omgeving
Je denkt dat je je om wel meer druk moet maken dan het uiterlijk van het pand en de ruimte en de directe omgeving waarin die zich bevinden. Maar het decor beïnvloedt wel de sfeer, de gemoedstoestand, de productiviteit en de creativiteit van alle aanwezigen. Zorg er dus voor dat je een plek kiest die aan alle kanten mooi en aantrekkelijk is, zowel van binnen als van buiten. Zodra alle genodigden naar binnen lopen, moeten ze al een gevoel ervaren dat ze vandaag iets gedaan gaan krijgen. Dat moet zich tijdens de hele vergadering voortzetten!
Let wel dat het lastig wordt om je te kunnen concentreren wanneer er patronen zijn – bijvoorbeeld aan de muren, in het vloerkleed of het uitzicht – die heel erg druk ogen. Dus vermijd dat soort plekken. Neem een kijkje voor je de beslissing maakt en baseer je niet enkel op foto’s.
Ruimte
De zaal waar je zit beoordeel je nauwkeurig op het aanwezige oppervlak en de indeling. Kunnen mensen er comfortabel zitten zonder zich opgepropt te voelen? Enige afstand tot elkaar is wel zo gewenst. Iedereen moet er ook zijn of haar verschillende spullen – laptops, documenten, koffie beker – kwijt kunnen. Het liefste bepaal je de indeling van het meubilair binnen de ruimte dan ook helemaal zelf. Vraag bij de locaties die je op het oog hebt naar de mogelijkheden op dit gebied.
Bereikbaarheid
Misschien moeten mensen wel uit allerlei uithoeken van het land komen. Dan wil je je geen zorgen hoeven te maken dat iedereen de gekozen locatie ook daadwerkelijk weet te vinden. Oftewel, geef de genodigden die in Zwolle niet zo bekend zijn een uitgebreide routebeschrijving mee. Zoek uit hoe je gemakkelijk met het (lokale) openbaar vervoer naar het specifieke pand reist en geef de meest logische stations, perrons en bushaltes aan. Houd bovendien rekening met parkeerruimte.
Faciliteiten
Neem alleen het hoognodige mee. Op het gebied van laptops, beamers, geluidsapparatuur, microfoons en projectieschermen is er op locatie wellicht al een heleboel aanwezig. Dat hoef je in dat geval niet meer allemaal mee te sjouwen! Wees dus verstandig en doe hier navraag over.
Catering
Zeker tijdens lange vergaderingen raakt de geest uitgeput en de maag hongerig. Om over dorstige kelen nog maar niet te spreken! Regel dus ook passende catering voor de duur van jullie vergadering. Misschien gaat dat wel via de locatie zelf. Dat is dan ook een criterium, hoewel je er ook voor kunt kiezen om door een professioneel bedrijf in de buurt allerlei lekkers te laten bezorgen voor de lunch en tussendoor. Zo blijft iedereen wakker en productief!