Niet betalen komt veel vaker voor dan u zal denken, in Nederland alleen al worden jaarlijks miljarden op debiteuren afgeschreven. Uit onderzoek blijkt dat ongeveer eenderde van de facturen binnen de betalingstermijn wordt betaald. Ook blijkt dat de redenen waarom debiteuren niet betalen niet alleen voortkomen uit financiële problemen, ook een slechte administratie of zakelijke geschillen kan een oorzaak zijn.
Goed debiteurenbeheer
Je kan als bedrijf zelf veel doen om de debiteuren in de gaten te houden, als u op de factuur vermeld heeft staan binnen welke tijdsperiode de factuur betaald moet zijn, dan moet u niet veel later pas controleren of de factuur betaald is. Bijvoorbeeld u hoeft een periode van 4 weken staan, kijk dan niet pas na anderhalve maand. Ook wordt het aangeraden om het debiteurenbeheer bij te laten houden door de administratie, mits die er is. Vaak ligt het er ook aan of het om een kleinschalig bedrijf gaat, of door een groter bedrijf. Je kan natuurlijk ook de debiteurenbeheer uitbesteden, veel grotere bedrijven doen dit.
Hoe kan je dit in eigen beheer houden?
Het is belangrijk om structuur aan te brengen aan uw debiteurenbeheer. Dat begint bij een goede opmaak van de factuur.
- Een factuur moet duidelijk zijn, het factuurnummer, datum en de omschrijving van de geleverde dienst of product moet er op staan.
- Richt de factuur altijd aan de juiste persoon.
- Probeer de factuur zo snel mogelijk verstuurd te hebben. Hoe later hij wordt verzonden des te later je je geld krijg.
- Als de factuur niet op tijd betaald wordt, stuur dan eerst een herinnering.
- De telefoon wordt, mits het goed wordt gebruikt, het meest succesvolle middel van communicatie als het gaat om debiteurenbeheer.
Waarom zou je debiteurenbeheer moeten uitbesteden?
Omdat veel bedrijven de focus leggen op de wanbetaler, wordt er minder aandacht besteed op de andere zaken. Onbetaalde facturen kosten tijd en leveren stress op. Ook kunnen deze situaties de relatie met je klant onder druk zetten, dat wil je natuurlijk absoluut niet. Een aantal voordelen waarom je ervoor zou kunnen kiezen om dit uit te besteden:
- Facturen worden sneller betaald
- Relatie met de klanten blijven goed
- Je cashflow zal verbeteren
- Geen onnodige administratiekosten
- tijdsbesparing voor u of uw personeel
- Verbetering van uw liquiditeitspositie