Het is een vervelende situatie waar helaas veel (zelfstandig) ondernemers mee te maken krijgen; facturen die niet, of niet op tijd, worden betaald. Lastig, want je moet zelf ook rekeningen betalen. Zorgen hierover kosten veel tijd, moeite en stress. Je wilt als bedrijf niet gelijk een aanmaning sturen of gaan dreigen. Hoe kun je dit als ondernemer het beste aanpakken zonder de klantrelatie onder druk te zetten?
Persoonlijk contact
Wil je de relatie met de klant behouden, bel de klant dan altijd eerst netjes op. Vraag waarom de factuur niet is betaald, wie weet is hier een goede reden voor. Spreek hierna duidelijk met de klant af hoe het nu verder gaat en bevestig dit schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail. Plan samen een nieuwe datum voor de betaling. Als de klant in betalingsproblemen verkeert, tref dan samen een schriftelijke betalingsregeling. Als je het vermoeden hebt dat de factuur helemaal niet meer betaald gaat worden, dien dan bij de Belastingdienst een verzoek in tot teruggave van de door jou afgedragen BTW over de factuur. Doe dit op tijd, anders heb je de kans dat het verzoek wordt geweigerd. Betaalt de klant na de nieuwe afspraken nog steeds niet? Stuur dan een herinneringsbrief met een uiterlijke betalingsdatum. Zeg nooit dat het gaat om een eerste herinnering, want dan kan de klant er vanuit gaan dat er sowieso een tweede herinnering aankomt en het gevoel hebben dat er geen haast achter zit. Wordt de factuur nog steeds niet betaald, dan is het zeker bij vaste klanten aan te raden een tweede herinnering te sturen.
Verdere stappen
Tot nu toe zijn regelingen getroffen die de klantrelatie niet aantasten. Maar op dit punt kun je als ondernemer zeggen dat je de klant alle kans hebt gegeven om de factuur te betalen. De klant laat je geen andere keus dan het sturen van een aanmaning. Een aanmaning stelt weer een nieuwe betalingstermijn, maar is dwingender dan de vorige herinneringen. Zorg wel dat je alles op orde hebt voor je de aanmaning verstuurt. Dat je bijvoorbeeld aan kunt tonen dat de klant akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden, dat de klant de factuur goed heeft ontvangen enzovoorts.
Geeft de klant na de aanmaning nog geen gehoor, dan is het sturen van een sommatie de volgende stap. Dit is de laatste kans voor de klant om de factuur zonder verdere kosten te betalen. Is de factuur nog steeds niet betaald, dan kun je zeggen dat je er als bedrijf alles aan hebt gedaan om de klant vriendelijk te verzoeken om te betalen. Je hebt alles gedaan om de klantrelatie niet te schaden. Je kunt de vordering nu uit handen geven aan een incassobureau, deurwaarder of jurist.
Een incasso uit handen geven
Ben je bang om de klantrelatie volledig te beschadigen als je gebruik maakt van een incassobureau, door de dreigende taal die doorgaans wordt gebruikt? Geef je incasso dan uit handen aan Cannock Chase. Zij hanteren een andere aanpak die de klantrelatie behoudt, het imago niet schaadt en zorgt voor meer en sneller incasseren tegen lagere kosten. Ze zijn er altijd op gericht om een rechtsgang te voorkomen. Benieuwd? Kijk dan op www.cannockchase.nl voor jouw mogelijkheden!