Iets wat voor sommigen als spannend wordt ervaren en voor andere als een eitje, is toch wel het leiden van vergaderingen! Als je een vergadering leidt heb je natuurlijk het liefst dat iedereen actief en enthousiast mee doet, maar hoe zorg je ervoor dat je een effectieve vergadering houdt maar deze ook interessant blijft. Hieronder vindt je verschillende tips voor een effectieve vergadering!
Toepasselijkheid van de vergadering
Voordat überhaupt het moment van de vergadering plaatsvindt zijn er natuurlijk al een aantal zaken waar je over kunt nadenken bij het plannen van een efficiënte vergadering. Zo is het belangrijk om alleen mensen uit te nodigen voor de vergadering die op dat moment ook daadwerkelijk baat hebben bij de vergadering. Zo kan je al veel irritatie en vermoeide gezichten voorkomen, als je namelijk personen uitnodigt die niks te maken met het te bespreken onderwerp tijdens de vergadering dan kunnen deze voor een bepaalde sfeer zorgen die je graag wilt voorkomen. Daarnaast is het ook heel belangrijk om een nuttige meeting te organiseren, dit klinkt natuurlijk logisch maar het komt zo nu en dan ook voor dat er een meeting georganiseerd wordt waarbij er onbelangrijke onderwerpen worden besproken. Tenslotte is het ook heel belangrijk om een juiste locatie te regelen voor de meeting, dit kan het beste in een echte vergaderruimte, mede omdat dit ook professionaliteit uitstraalt. Mocht er geen geschikte vergaderruimte beschikbaar zijn kan je er ook voor kiezen om een vergaderruimte te huren bij Frame21.
Het goed plannen van een vergadering
Niemand vind vergaderingen die langer duren dan dat eigenlijk zou moeten fijn, vaak willen deelnemers van de vergaderingen ook graag weten waarover er vergaderd zou moeten worden. Daarom is het verstandig om voor de vergadering al aan de deelnemers van de vergadering te laten weten welke onderwerpen er besproken gaan worden en hoe lang deze zou kunnen duren. Ook is het belangrijk om de vergadering op een praktisch tijdstip te plannen, als de werknemers om half i9 beginnen is het niet verstandig om de vergadering om 9 uur te plannen. Direct na de lunchtijd wordt vaak niet als een geschikte tijd gezien omdat men dan vaak te laat komt. De beste tijd voor een vergadering is tussen twee en drie, bij voorkeur op dinsdagen of woensdagen omdat dit middenin de week is en niet gelijk in het begin of op het einde van de week. Duurt de vergadering langer dan 10 minuten is het verstandig om iets van water, thee of koffie klaar te zetten, hiermee voorkom je een droge keel en is er een soort van oppepper.