Hoe ziet het ideale debiteurenbeheer eruit?

Klanten of debiteuren?

Geen bedrijf kan goed opereren zonder een gezonde geldstroom. Omzet is mooi, maar het gaat er uiteindelijk om dat de facturen door de klanten betaald worden. Elke klant die nog een openstaande rekening heeft, wordt een debiteur genoemd. Het is dus de kunst om zo veel mogelijk klanten te hebben en zo weinig mogelijk debiteuren. Als de debiteurenpost oploopt, komt de financiële positie in gevaar en wordt het steeds moeilijker om leveranciers tijdig te betalen. Wij hebben een aantal tips om het debiteurenbeheer te stroomlijnen en te optimaliseren.

1. Maak duidelijke afspraken

Of het een nieuwe of bestaande klant is, zorg altijd dat de voorwaarden duidelijk zijn voordat de overeenkomst wordt gesloten. Door duidelijk op uw offertes te vermelden wat de geldende betalingscondities zijn, heeft u al een goede basis. Leg alle afspraken altijd schriftelijk vast.

2. Wees snel met het sturen van de factuur

Op het moment dat de goederen geleverd zijn, heeft de klant een wettelijke betalingsverplichting. Hoe later de factuur ontvangen wordt, hoe langer het duurt voordat de betaling wordt voldaan. Zorg ervoor dat de factuur volledig is en aan alle eisen voldoet, om discussies en vertraging te vermijden. Neem ook duidelijk de betalingstermijn en vervaldatum op en een verwijzing naar de algemene voorwaarden. De praktijk leert dat elektronische facturen sneller worden verwerkt, en dus betaald!

3. Vergeet niet om een betalingsherinnering te sturen

Het sturen van betalingsherinneringen wordt vaak uitgesteld, doe dat vooral niet. Natuurlijk wilt u de relatie met de klant goed houden, maar correcte betaling is onderdeel van een gezonde samenwerking. U hoeft zich dus nooit bezwaard te voelen om een herinnering te sturen. Uiteraard is het van belang om ook hier klantvriendelijk, maar wel duidelijk te zijn. Noem een termijn waarbinnen de betaling moet worden voldaan. U kunt ook eerst telefonisch contact opnemen en op een vriendelijke manier vragen wanneer de openstaande factuur wordt betaald. Misschien heeft de klant de factuur echt over het hoofd gezien en wordt de betaling onmiddellijk verricht. Een telefoontje kan wonderen doen.

4. Neem maatregelen als de betaling alsnog uitblijft.

Officieel moet er een tweede herinnering worden gestuurd, een aanmaning, voordat u verdere stappen kunt ondernemen. Als er geen gehoor wordt gegeven aan de herinnering en aanmaning, dan wordt het tijd om juridische stappen te ondernemen en een incassobureau in te schakelen. Door de vordering uit handen te geven, hoeft u deze vervelende taak niet zelf uit te voeren en blijft de klantrelatie mogelijk nog intact. Een goed incassobureau weet hoe te handelen in dit soort situaties en het schrikeffect kan al voldoende zijn voor een klant om alsnog te betalen. Afhankelijk van de situatie, kan het incassobureau eventueel een betalingsregeling opstellen die voor beide partijen tevredenstellend is.

Een goed debiteurenbeheer is tijd- en kostenintensief. Niet elke organisatie heeft hier de tijd of middelen voor. Een mogelijke optie is dan, om uw debiteurenbeheer uit te besteden. Het kan zelfs zijn dat hier op langere termijn aanzienlijke besparingen mee gerealiseerd worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *