Payrolling, wat is het en wat is mijn voordeel

Werknemers via payroll

Payrolling, het wordt steeds vaker genoemd en er wordt gesproken over de voordelen die het heeft. Maar wat is payrolling nou eigenlijk, en wat levert het op?

Werknemers via payroll

Payroll

Bij payroll wordt het werkgeverschap gedeeld. Personeel komt op papier bij het payroll bedrijf in dienst, waarmee deze ook gelijk de juridische werkgever is. Werknemers zijn wel exlusief beschikbaar voor het bedrijf die ze werft. Werkgevers kunnen namelijk zelf werven en selecteren. Daarnaast kunnen ze zelf de arbeidsvoorwaarden opstellen en leiding geven. Alleen de juridisch-administratieve kant wordt door het payroll bedrijf overgenomen.

Wat wordt er overgenomen

Zoals aangegeven, het payrolling bedrijf neemt de juridisch-administratieve kant over. Hierdoor vallen ook de arbeidsrechtelijke risico’s onder het payrolling bedrijf. Arbeidsovereenkomsten, loondoorbetaling, verzekeringen zoals arbeidsongeschiktheid, jaaropgaven en salarisadministratie worden allen door het payroll bedrijf geregeld. Zijn er werknemers ziek, dan betaalt u als bedrijf niets, dat wordt gegereld door de payroller. Zieke werknemers kunnen zelfs vervangen worden omdat er alleen voor de gewerkte uren betaald wordt.

Opsomming:

  • Arbeidsovereenkomsten
  • Salarisadministratie; loonstroken, jaaropgaven
  • Loonbelasting
  • Cao- en wetswijzigingen verwerken
  • Doorbetalen bij ziekte
  • Arbeidsongeschiktheids- en pensioenverzekering
  • Vakantiedagen en vakantiegelduitkeren

Administratie wordt verzorgt, u als bedrijf richt zich op het werk.

Werknemers

Voor werknemers maakt het in principe geen verschil of ze bij u of een payrollbedrijf op de loonstrook staan. Werknemers kunnen naar de werkplek die uw bedrijf heeft en degene onder wie ze moeten werken blijven hetzelfde. Ook het aantal dienstjaren dat ze werken en de arbeidsvoorwaarden blijven hetzelfde. Medewerkers hebben zelfs voordelen via het werken via payroll:

  • Online toegang tot personeelsdossier
  • Reserveringen zijn tussentijds opvraagbaar
  • Keuze om salaris te ontvangen: per week of per 4 weken
  • Mogelijkheid tot collectief verzekeren
  • Helpdesk voor vragen: informatie over cao, loonstroken, pensioen en rechten

Tarieven

Bij payrolling weet u precies wat u moet betalen. Er wordt namelijk per medewerker per gewerkt uur betaald. Tijdens ziekte van een werknemer wordt hiervoor niet betaald. Er zijn ook geen urenverplichtingen waaraan voldaan moet worden. Alle kosten zijn inbegrepen:

  • Salaris, ook tijdens ziekte
  • Vakantiegeld
  • Vakantiedagen
  • Sociale lasten
  • Belastingen
  • Verzekeringspremies

U geeft alle gewerkte uren door aan het payroll bedrijf en ontvangt hiervan de facturen. Kosten zijn all-in en er zijn ook geen verborgen kosten. Hierdoor is het dus makkelijk te berekenen wat u kwijt bent aan personeelskosten.

Voor wie is payrolling

In feite kan elk bedrijf met personeel werken met personeel op basis van payroll. Payrolling is flexibel, gemakkelijk en neemt risico’s uit handen. Hiermee zijn er financiële voordelen te behalen. Payrolling werkt met personeel op korte of juist lange termijn.

Branches waarin veel gebruik gemaakt wordt van payrolling

  • Retail
  • Logistiek
  • Zorg
  • Beveiligign
  • Industrie
  • Horeca

Meer informatie

Als u meer informatie wilt kunt u op de website van Payper meer informatie vinden. Tevens is hier meer informatie aan te vragen.


Een goede rittenregistratie bespaard administratiekosten

Route kaart

Door toedoen van de overheid ontstaan er steeds meer regels omtrent de bedrijfsadministratie. Wanneer dit niet goed wordt aangepakt kan dit in een later stadium forse problemen opleveren waarvoor je organisatie beboet kan worden. Wanneer je besluit om jou onderneming te voorzien van leaseauto’s ben je er dan van bewust dat dit heel wat voeten in de aarde heeft wanneer er geen sluitende rittenregistratie is. Gelukkig zijn er tegenwoordig goede mogelijkheden om dit eenvoudig op te lossen.

GPS Tracker

Door een GPS tracker toe te voegen kun je gemakkelijk volgen waar al je leasewagens zich precies vinden. Naast dat je hier vooral meer controle mee kan uitoefenen is het interessant om je registratie sluitend en controleerbaar te maken voor de belastingdienst. Hiermee kun je bewijzen dat je niet meer dan 500 privé kilometers hebt gereden. Een rittenregistratie omvat de volgende punten:

  • Merk van de auto
  • Type auto
  • Kenteken
  • Periode waarin de auto beschikbaar is
  • Ritgegevens

De GPS tracker zorgt ervoor dat je precies weet welke routes zijn gereden door welke auto. Daarnaast kun je zelf meten hoe de acceleratie is (milieubewust?), en of wel de juiste routes worden gevolgd. Decos Cartracker heeft GPS trackers die heel nauwkeurig werken.

Ritgegevens

De ritgegevens bestaan uit de reisafstanden tussen twee adressen. De kilometers van huis naar het werk en andersom gelden niet als privékilometers.  Door een rittenregistratiesysteem aan te schaffen die voldoet aan de eisen van de belastingdienst worden uw rapportages volledig goedgekeurd door de belastingdienst. Dit bespaart je naast de kans op naheffingen ook veel administratieve werkzaamheden.

Kostenbesparend

Veel organisaties gebruiken bovenstaand systeem om ook de kortste routes uit te stippelen en zo brandstof en tijd te besparen. Daarnaast worden gegevens realtime doorgestuurd waardoor de planning efficiënter kan worden uitgevoerd. Hiermee kun je op termijn zeer kostenbesparend werken.

Route kaart


Administratie en financiën: ga goed voorbereid 2015 in!

financieel adviseur

2015 staat voor de deur en in de administratieve en financiële sector zijn er dan een aantal veranderingen van kracht. Door u hier goed op voor te bereiden, gaat u in 2015 zo optimaal mogelijk te werk. In dit overzicht vind u wijzingen op het gebied van loon- en inkomstenbelasting, sociale zekerheid en arbeidsrecht.

Loon- en inkomstenbelasting

Per 1 januari 2015 wordt de reeds in 2011 ingevoerde werkkostenregeling verplicht. Veel werkgevers maken tot nu toe gebruik van het toepassen van de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen, maar dit kan dus niet meer in 2015. De belangrijkste wijzigingen:

  • Vanaf 2015 kunt u gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke onbelast vergoeden aan werknemers als zij deze ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun arbeid. Voorwaarden voor zakelijk gebruik vervallen;
  • Niet meer noodzakelijke apparatuur kunt u niet meer onbelast verstrekken aan de werknemers. Hiervoor kan wel gebruik gemaakt worden van de gerichte vrijstelling. Het hulpmiddel moet dan, mede op de werkplek, voor ten minste 90% zakelijk gebruikt worden;
  • Vrij ruimte wordt verkleind, nu is deze nog 1,5% van de fiscale loonsom. In 2015 zal dit worden teruggebracht naar 1,2%. U heeft dan minder ruimte voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

Sociale zekerheid

De economie hersteld zich in 2015 voorzichtig, maar net als in 2014 zal de werkloosheid hoog zijn. Vooral onder ouderen en jongeren zullen de aantallen nog hoog blijven. Om u als werkgever te stimuleren een oudere of jongere in dienst te nemen, heeft de overheid enkele maatregelen getroffen:

  • Premiekorting oudere uitkeringsgerechtigden: de leeftijd voor premiekorting gaat vanaf 1 januari 2015 van 50 naar 56 jaar. Dit betekent dat werkgevers voor het in dienst nemen van 50-55 jarige uitkeringsgerechtigden geen premiekorting meer kunnen ontvangen;
  • Maatregelen oudere werklozen: de subsidieregeling voor het omscholen van 50-plussers kan worden gebruikt voor omscholing. Deze subsidie vergoedt maximaal € 1.000,- van de scholingskosten.

financieel adviseur

Arbeidsrecht

In 2015 wordt het arbeidsrecht ingrijpend gewijzigd. Deze wijzigingen kunnen grote gevolgen hebben voor u als werkgever en de rechtsbescherming van uw werknemers. De wijzigingen zullen volgens drie fases verlopen: fase 1 per 1 januari 2015, fase 2 per 1 juli 2015 en fase 3 per 1 januari 2016. De wijzigingen per 1 januari 2015:

  • Aanzegtermijn opnemen in het tijdelijke arbeidscontract: Aanzegtermijn is een nieuwe term, welke moet worden opgenomen in alle tijdelijke contracten na 1 februari 2015. U moet uiterlijk een maand voor afloop van het contract aan de werknemer schriftelijk(!) mededelen of het contract wordt verlengd en zo ja, tegen welke voorwaarden. Doet u dit niet, moet u een boete betalen van één maandloon aan de werknemer. In nieuwe contracten kan worden aangegeven dat direct wordt aangezegd en dat er geen verlenging plaatsvindt.;
  • Arbeidsovereenkomsten met een duur van zes maanden of korter, mogen per 1 januari 2015 geen proeftijd meer bevatten;
  • In tijdelijke contracten is het vanaf 1 januari 2015 verboden om een concurrentiebeding op te nemen.

Wijzigingen per 1 juli 2015:

  • Per 1 juli 2015 zal de ‘ketenregeling’ wijzigen. Momenteel kunt u nog gedurende 3 jaar maximaal 3 arbeidscontracten aanbieden, maar per 1 juli zal dit worden teruggebracht naar 2 jaar. Let hier dus op bij eventuele contracten die u verlengd of aangaat;
  • Ontslagvergoeding wordt transitievergoeding: u bent momenteel alleen een ontslagvergoeding verschuldigd bij een ontslag via de kantonrechter. Bij een ontslagprocedure via het UWV bent u nu geen ontslagvergoeding verschuldigd. Vanaf 1 juli 2015 echter wel. De ontslagvergoeding wordt de transitievergoeding, welke u verschuldigd bent bij ontslag van werknemers met een vast dienstverband, maar ook aan werknemers met een tijdelijk contract (arbeidsovereenkomst met minimale duur van 24 maanden).

Er gaat dus vanaf 2015 heel wat veranderen in de administratieve en financiële dienstverlening. U doet er dus goed aan alvast voorbereidingen te treffen voor deze regelingen. Juli 2015 kan ver weg lijken, maar dit is het sneller dan verwacht. Door hier goed op voorbereid te zijn en de eindejaarsactualiteiten van 2014 te lezen, kunt u uzelf een hoop rompslomp besparen. Ziet u nu al door de bomen het bos niet meer? Een financieel adviseur kan u hierbij ondersteunen en adviseren.

Credits afbeelding: Ken Teegardin