Personeelsadministratie uitbesteden

Richten op uw core business

De zaken rondom een juiste personeelsadministratie kunnen best vervelend en ingewikkeld zijn. Er zijn vele zaken die u als werkgever moet regelen rondom de personeelsadministratie, daarnaast heeft u het ook hartstikke druk met uw eigen zaken en daarom zou u zich ook meer moeten richten op uw core business.

De werkzaamheden

U kunt hiervoor personeel inhuren die de verdere salaris-, personeels- en andere administratiewerkzaamheden uitvoert. Hierdoor heeft u wel een vaste werknemer in dienst, die ook doorbetaald moet worden. Wellicht heeft u niet zo’n groot bedrijf die een vast iemand nodig heeft om dit soort administratiewerkzaamheden uit te voeren. In dat geval kunt u ook de personeelsadministratie uit laten besteden door een administratiekantoor. Daarnaast vervult een administratiekantoor nog veel meer administratieve werkzaamheden, zoals financiële administratie, belastingaangiftes, advies en begeleiding bij uw administratie, enzovoort.

Een administratiekantoor kan uw vele dagelijkse werkzaamheden ontlasten, daarnaast hebben zij jarenlange ervaring op het gebied van deze administratie. De Belastingdienst houdt regelmatig een controle waarbij de gegevens van uw bedrijf en de werknemers streng worden gecontroleerd. Er wordt hierbij gekeken naar de loonbelasting aangiftes of de personeelsdossiers op orde zijn, daarnaast kan een administratiekantoor ook arbeidscontracten en de arbeidsvoorwaarden helemaal opstellen. Wanneer u vragen heeft omtrent personeelsadministratie dan kunt u altijd met vragen bij hen terecht.

Voordelen

Kostenbesparing

Wat zijn nog andere voordelen van het uitbesteden van de personeelsadministratie of zelfs de gehele administratie? Naast dat het veel van de beschikbare tijd ontlast is het voor vele MKB bedrijven een kostenbesparing die zich uiteindelijk helemaal terugverdiend. Kleine of grote bedrijven hebben over het algemeen niet heel veel werknemers, dit is voor administratiekantoren een routinezaak en zij hebben de zaken zo op orde.

Expertise van de werknemers

De expertise van de werknemers van een administratiekantoor zorgt ervoor dat alle fouten en mutaties uit de weg worden geruimd. Hierdoor krijgen de werknemers het juiste loon en wordt uw personeel tijdig en volgens de cao uitbetaald. Personeelsadministratie

Wijzigingen in wet- en regelgeving

Het kan regelmatig voorkomen dat de wet- en regelgeving omtrent de cao en belastingen verandert. Dit kan voor vele ondernemers een lastige kwestie zijn, aangezien zij ook weer tijd moeten steken om die wijzigingen in zich op te nemen en door te voeren in de personeelsadministratie.

Meegroeien en digitalisering

Tegenwoordig verandert ook de manier waarop de personeelsadministratie wordt verwerkt, maar ook de manier waarop de Belastingdienst of werknemers hun salarisstrook kunnen inzien. Veel bedrijven werken ook met digitale varianten, waardoor werknemers hun salarisstrookje ook digitaal kunnen opvragen. Hierdoor blijft de orde te allen tijde behouden.

Vraag en antwoord

Een administratiekantoor is niet alleen bezig met de taak om personeelsadministratie en andere zaken rondom administratie te vervullen. Ook zijn zij de vraagbaak voor u en werknemers over wijzigingen van de cao, belastingen of andere vragen omtrent de administratie te beantwoorden. Bij lastigere kwesties staan ook zij voor u klaar om deze vragen snel om te zetten naar klare antwoorden.


Geld lenen voor het opzetten van een onderneming

Bij het opzetten van een onderneming is allang niet zoveel geld meer nodig als vroeger. Zo hoef je bij de oprichting van een B.V. al niet meer een startkapitaal van 18.000 euro te storten en heb je bij veel ondernemingen al de mogelijkheid om te starten vanaf ‘de zolderkamer’. Toch zal dit wel anders zijn wanneer je echt een groot idee hebt waar je enorm snel de markt mee wilt betreden en een heel groot publiek mee wilt bereiken. In dit artikel zullen wij de mogelijkheden benoemen die je als ondernemer op dat moment hebt.

Lening afsluiten bij een financial of in eigen kringen

Je kunt natuurlijk een lening afsluiten bij een financiële instantie. Wij adviseren om dit pas te doen vanaf een lening van 10.000 euro of meer. Wanneer je minder geld nodig hebt dan 10.000 euro is het nog wel aantrekkelijk om dit bij kennissen en vrienden te lenen, je kunt dan namelijk hele gunstige afspraken maken over het rentepercentage. Maar hoezo bij bedragen van meer dan 10.000 euro niet bij vrienden en/of kennissen? Hoe meer je leent hoe belangrijker de onderhandeling over het rentepercentage zou je zeggen? Dat klopt, maar wat onderschat wordt is het feit dat er regelmatig vriendschap en families verbroken worden vanwege ruzies of onenigheden over geld. Hoe groter het bedrag, hoe hoger de druk en de spanning zal zijn. We adviseren daarom om de grotere bedragen te lenen bij officiële instellingen om zo ruzies te voorkomen. Het betalen van een rentepercentage is immers je vriendschap wel waard!

Crowdfunding

Een andere optie die de afgelopen jaren enorm populair geworden is, is het crowdfunden van je idee. Stel je hebt een briljant idee maar je hebt 50.000 euro nodig om dit te realiseren, dan kun je via het internet een campagne starten waar je jouw idee uitlegt en waar mensen geld kunnen schenken (of inruil voor een aandeel in het concept).


Een telefoon van het bedrijf: hoe gaat dat precies in z’n werk?

Voor alle ondernemers zijn zakelijke telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar. In deze checklist beantwoorden wij een aantal vragen van ondernemers: Wat is nu precies een zakelijke telefoon en wie is de eigenaar van de telefoon? Welke mobiele kosten zijn er nu aftrekbaar en moet alles op de bedrijfsnaam staan?

  • Wat is een zakelijke telefoon?

Als zelfstandige ondernemer, kun je jezelf en je personeel onbelast een smartphone of mobiele telefoon beschikbaar stellen. De kosten hiervoor zijn meestal aftrekbaar van de inkomsten- en omzetbelasting. Dit geldt voor zowel de gesprekskosten als de abonnementskosten. Een zakelijke telefoon is vooral handig als je veel (telefonisch) contact hebt met collega’s, klanten of zakenrelaties.

  • Wie is de eigenaar?

In principe blijf je zelf eigenaar van het toestel; de werknemer wordt dus niet de eigenaar van de smartphone. Dit geldt ook voor andere apparaten, zoals laptops of tablets. Je mag hierdoor als werkgever zelf bepalen wat er met het toestel gebeurt als het stuk is of aan vervanging toe is. Je kunt de telefoon opsturen voor een smartphone reparatie, maar je kunt ook voor je werknemer een nieuw toestel kopen.

  • Welke mobiele kosten zijn er aftrekbaar?

Alle zakelijke kosten die gemaakt worden met de telefoon, zijn fiscaal aftrekbaar. De zakelijke telefoongesprekken en telefoon zijn onder alle omstandigheden aftrekbaar. Het maakt niet uit of de telefoonkosten van een zakelijke rekening of privérekening afgeboekt worden.

  • Moet alles op de bedrijfsnaam staan?

Je hoeft niet een zakelijk abonnement af te sluiten; een privéabonnement mag ook gewoon. De bedrijfsnaam op de factuur is ook niet verplicht. Het telefoonabonnement kan gewoon afgesloten worden op een privénaam en op een privérekening.  


Tips voor het aanschaffen van een telefoon van de zaak

In sommige branches is een telefoon van de zaak noodzakelijk. Bijvoorbeeld wanneer werknemers met regelmaat moeten bellen of wanneer ze vaak onderweg zijn. Echter wil je niet voor alle werknemers blindelings het duurste toestel, inclusief abonnement, aanschaffen. De maandelijkse kosten per toestel kunnen dan namelijk al snel rond 50 euro per telefoon liggen. In dit artikel geven we enkele tips hoe je de kosten in de hand kan houden!

Welke telefoon?

Welke merk en model telefoon je moet aanschaffen, hangt natuurlijk af van de bestemming van de telefoon. Over het algemeen wordt de iPhone als meest geschikte zakelijke telefoon gezien. Dit komt door de gebruiksvriendelijkheid en werking van Apple apparaten onderling. Maar nogmaals, dit hangt natuurlijk geheel af van het gebruik. Wordt de telefoon voornamelijk gebruikt om foto’s te maken en dergelijke? Dan biedt een Sony of Samsung wellicht een betere uitkomst. Ga hiervoor in gesprek met de werknemer om achter de behoeften te komen. Wanneer je een zakelijke telefoon voor werknemers wilt kopen, is een goedkope en kwalitatieve optie, een refurbished telefoon. Dit is in feite een gebruikte telefoon die helemaal opnieuw is nagekeken. Waar nodig zijn onderdelen vervangen, waardoor het toestel weer zo goed als nieuw is. Op een refurbished telefoon krijg je ook weer garantie en je kan als ondernemer gewoon de BTW aftrekken. De aanschaf van een refurbished telefoon kan al gauw tientallen euro’s per toestel besparen.

Abonnement

Om de telefoon daadwerkelijk te kunnen gebruiken, dien je een abonnement af te sluiten. Ook bij abonnementen zijn er meerdere keuzes. Je kan kiezen voor een regulier abonnement inclusief een toestel, of je kan kiezen voor een sim only. Bij een sim only liggen de maandelijkse kosten beduidend lager, echter moet je nog wel zelf een telefoon aanschaffen. Dit kan je doen in combinatie met een refurbished telefoon, zoals hierboven beschreven.

 


Waarom zakelijke sim only abonnementen afsluiten?

Als werkgever wil je het maximale uit je personeel halen. Om dat te bereiken moet je ook soms investeren. Een telefoon abonnement voor alle werknemers is daar een voorbeeld van, echter kan dit flink in de euro’s lopen wanneer je voor elk personeelslid een abonnement met telefoon moet afsluiten, je wilt immers ook niet dat de één meer krijgt dan de ander. Een mogelijkheid om toch flink te kunnen besparen op de maandelijkse kosten, is het afsluiten van sim only abonnementen.

Waarom sim only

Aan het maandelijkse gebruik van een sim only of een regulier abonnement zit geen verschil. Toch betaal je bij een sim only abonnement minder per maand wanneer het gebruik hetzelfde is. Dit komt doordat je bij een sim only geen telefoon bij het abonnement krijgt. Veel providers vertellen dat je een ‘gratis’ telefoon bij een abonnement kan krijgen, maar in feite betaal je alleen maar meer voor je smartphone bij een dergelijke constructie. De maandelijkse kosten schelen namelijk al snel gemiddeld tien tot twintig euro, en dat 24 maanden lang! Daarnaast kun je bij veel providers een gezamelijk pakket samenstellen voor alle werknemers, waardoor iedereen van elkaar bundel gebruik kan maken, wanneer iemand door zijn eigen bundel heen is. Gunstig voor de kosten dus!

Telefoon aanschaffen

Een sim only abonnement kun je natuurlijk niet gebruiken zonder telefoon. Sommige werknemers hebben reeds een smartphone en andere werknemers zullen een nieuwe moeten aanschaffen om gebruik te kunnen maken van het sim only abonnement. De aanschaf van een telefoon kost al snel honderden euro’s, probeer hiervoor dus een passende oplossing te vinden voor je personeel. Geef bijvoorbeeld iedereen een budget voor de aanschaf van een smartphone. Wanneer iemand een splinternieuw model wilt hebben, dient diegene zelf wat geld bij te leggen.

 


De voordelen van een kredietkaart

Als je een creditcard wilt gaan aanschaffen moet je goed op de voorwaarden letten. Elke creditcard heeft namelijk een ander rentepercentage, een ander bestedingslimiet en verschillende extra’s. Het hebben van een kredietkaart heeft veel voordelen, deze voordelen bespreken wij in deze blog.

Later betalen

Met een kredietkaart kun je direct een betaling doen, die pas aan het einde van de maand van je rekening wordt afgehaald. De betalingen die je in die maand tijd via de creditcard doet, worden allemaal in één keer aan het einde van de maand van je rekening afgeschreven. Als je aan het begin of in het midden van de maand dus krap bij kas zit kan je je betalingen via een creditcard doen. En als je aan het einde van de maand je geld weer binnen hebt worden de betalingen die je via je creditcard gedaan hebt, geïncasseerd.

Online aankopen

Naast het feit dat je betalingen als het ware kunt uitstellen, kun je ook gemakkelijker online aankopen doen. Vooral als je van plan bent om spullen uit andere landen te bestellen, maakt een creditcard het allemaal veel gemakkelijker. Je hebt namelijk niet bij elke webwinkel de mogelijkheid om met een pinpas of iDeal te betalen en je hebt vaak wel de mogelijkheid om met creditcard te betalen. Daarnaast zijn je aankopen met een kredietkaart verzekerd tegen schade, verlies en diefstal, in tegenstelling tot een betaling via je pinpas.

Extra reserve

Een kredietkaart kun je ook aanschaffen, als je een reserve wilt hebben. Deze reserve kan erg handig zijn tijdens vakanties of voor als er borg betaald moet worden voor leenauto’s en dergelijke. Ook geeft het meer zekerheid als een creditcard hebt, voor als je geen cash op zak hebt of een onverwachte betaling moet voldoen.

Het hebben van een kredietkaart heeft dus vele voordelen, maar het is wel belangrijk dat je de voorwaarden goed doorneemt. En je bewust bent van het feit dat alle betalingen die je via de creditcard doet aan het einde van de maand van je rekening worden afgeschreven.